Fragt man die EXCON-Mitarbeiter der ersten Stunde, was an EXCON das Besondere ist, was sie mit ihrer Firma verbinden, oder auch, welche Momente sie persönlich nie vergessen werden, fällt immer ein Begriff: Innovation. Dabei ist das Wort so überstrapaziert, so totgeredet, so Marketing-Sprech durch die Gebetsmühle gedreht, dass man sich 2018 kaum noch traut, es zu verwenden. Um zu verstehen, was die Mitarbeiter mit Innovation in Verbindung mit EXCON wirklich meinen, helfen echte Geschichten. 

„Als ich 91 bei EXCON anfing und die Niederlassung in Dresden gründete, übergab man mir direkt nach einer allgemeinen Einweisung einen Computer für das Büro“, erinnert sich Jürgen Schulz. „Das war für die damalige Zeit völlig ungewöhnlich, geradezu revolutionär! Da gab es ja noch nicht mal auf den Behörden oder bei der Polizei in den Amtsstuben solche Geräte. Im Hintergrund, irgendwo zentral vielleicht den ein oder anderen Großrechner, aber doch nicht bei den einzelnen Mitarbeitern, undenkbar zu jener Zeit noch“. Damit war EXCON nicht nur Branchenvorreiter in Sachen IT, sondern auch insgesamt, auf Wirtschaft und Gesellschaft bezogen, ganz weit vorn. „Digitale Avantgarde“ hätte das ein Marketing Experte heutzutage wohl genannt. Für die Entscheider bei EXCON war das einfach ihr Weg. Ein hochmodernes, flexibles Unternehmen mit ambitionierten Zielen ohne Denkverbote – dafür mit jeder Menge Mut. Und das reichte auch, tolle Slogans überließ man den anderen.

Allerdings ahnte 1991 noch niemand, wohin dieser frühe Einsatz von Computern einmal führen würde. Zwar war man im Management frei von Berührungsängsten, manchen Mitarbeiter aber beschlich zunächst schon ein mulmiges Gefühl beim „Erstkontakt“ mit der neuen Technik: 

„Mit Beginn meiner Tätigkeit bei EXCON 1991 erhielt ich wie gesagt den Computer für die Niederlassung. In einer Kurzfassung wurde mir das Gerät ganz schnell erklärt, und dann sollte ich loslegen. ‚Das schaffe ich nicht, hoffentlich mache ich nichts kaputt‘, war mein erster Gedanke. Habe mir dann jeden Schritt aufgeschrieben, um keine Fehler zu machen und das teure Gerät nicht zu beschädigen, der Rest war learning by doing“, erzählt Jürgen Schulz. 

Solche Ängste waren verständlich, kostete doch die EXCON-IT-Erstausrüstung damals locker 10.000 DM pro Mitarbeiter. Rein mathematisch wären das nach gültigem Umrechnungskurs zwar lediglich etwa 5.000 Euro. Berücksichtigt man aber die reale Entwicklung von Preisen und Löhnen seit 1991, kann man locker 10.000 Euro und mehr veranschlagen. Das lässt die Ehrfurcht ein wenig nachvollziehen, die den unbekannten Gerätschaften entgegengebracht wurde. Zumal freiberufliche Mitarbeiter, meist im Außendienst tätig, die Summe als Sicherheit hinterlegen mussten. Die Einführung der Laptops Mitte der 90-iger Jahre für den Außendienst war ein weiterer Meilenstein im Zuge der Digitalisierung. Ein von manchem Außendienstler, wie dem heute noch für den Raum Norddeutschland im Unternehmen tätigen Nils Bonin, heftig empfundener Einschnitt. Fragt man aber die gleichen Menschen heute, 2018, danach, was ihre prägenden Erinnerungen an EXCON sind, finden sich unisono die Begriffe „Innovationskraft“, „Mut“ sowie die Aussage „hohe Ansprüche, große Chancen“ wieder. Ein Begriffs-Trio, das die Unternehmenshistorie und -Kultur auch aus Mitarbeitersicht treffend zusammenfasst.

Wer nur die heutige Art mit Rechnern zu arbeiten kennt, hat ein ziemlich schiefes Bild von dem, wie das vor 25 Jahren und mehr so aussah. Bei EXCON ging das anfangs in etwa so: Jeder Mitarbeiter kam am Montag in seine Zweigstelle bzw. die Zentrale und tippte seine Daten und Zahlen in die entsprechenden Eingabemasken – und zwar einer nach dem anderen, alle an demselben Rechner. Dann wurden die Daten verschickt. Auf einer Diskette. Mit der Post. Nach Neu-Isenburg. Denn Internet gab es noch nicht. Beziehungsweise war dieses „Neuland“ noch kaum verbreitet. Und von einem volldigitalen Datenverarbeitungsprozess konnte man sowieso allenfalls träumen. Backups der Datenbestände mussten auf störanfällige Magnetbänder gesichert werden – wir hatten ja sonst nix, wie der Nostalgiker gerne mal anmerkt. 

Tatsächlich passten auf die größten Speichermedien, die es neben den Bändern gab, maximal 3,4 Megabyte, verbreitet waren aber eigentlich nur die 1,44 Mbyte-Varianten oder die noch weniger Daten fassende, wabbelige 5,25“-Floppydisk.

Doch bei allem nostalgisch angehauchten Amüsement: Das war die modernste zur Verfügung stehende Technik. Und deren Integration genoss im Unternehmen höchste Priorität. Besonders das Thema Datensicherheit stand auch damals schon ganz oben auf der Liste bei EXCON. Nur war das Schützen der Daten etwas, hm…, rustikaler, materiell und physikalisch aufwändiger. Denn all die Bandsicherungen und Unterlagen mussten irgendwohin und die firmeneigenen Stahlschränke waren bald zu klein. Außerdem reichte eine solche Absicherung nicht aus, im Falle zum Beispiel eines Brandes brauchte man zwingend eine Zweitkopie, ein Backup. In vielen Firmen wurde so etwas zu dieser Zeit eher hemdsärmelig geregelt: Der Abteilungsleiter oder ein anderer Verantwortlicher nahm kurzerhand abends eine Zweitkopie mit nach Hause oder bewahrte sie in seinem Auto auf. Jedenfalls fernab der hauptsächlich im Firmengebäude vermuteten Flammen eines potentiellen Brandes. 

Nicht so bei EXCON. Alle Mandanten- / Business- / Projekt- und Vorgangsdaten wurden ab 1999 in die „Datenburg“ nach Offenbach gebracht. Das war ein rund um die Uhr streng bewachter Gebäudekomplex, in dem Banken, Versicherungen und andere Unternehmen ihre sensiblen Unterlagen und Daten in Tresorräumen und Stahlschränken hinter dicken Betonmauern lagerten. Diese Sorgfalt beim Umgang mit den wertvollen Urkunden, KFZ-Briefen, Informationen, Verträgen, Quittungen und allen anderen Geschäftsunterlagen ist aber nicht nur rechtlichen Vorschriften geschuldet: Laut eines Artikels des Business-IT-Fachmagazins Computerwoche kostete die Neuerfassung verloren gegangener Daten zum Beispiel im Jahr 1996 „… 1.930 Mark pro Megabyte“ und ist danach noch teurer geworden. Da kam dann im Brandfall einiges zusammen, was nicht von der Brandschutzversicherung übernommen wurde. Denn die sicherte nur Sachschäden ab, aber nicht Folgekosten von Daten- oder Programmcode-Verlust. Auch hier war man also auf der Höhe der Zeit und sicherte gleichzeitig die Interessen der Mandanten und das eigene Geschäft, bei vollständiger Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zum noch jungen Thema Datensicherheit, ab. 

1994 waren schließlich alle Außendienstler mit einem Set aus PC, Drucker und Zubehör ausgerüstet, untergebracht in den gleichen Samsonite-Koffern, und fühlten sich damit ein bisschen wie Geheimagenten. Im großen Meetingraum in der Zentrale stand ein, nun, Zentralrechner, damals von Unwissenden als „merkwürdiger Würfel“ argwöhnisch beäugt, auf dem alle Daten zusammenliefen. Beziehungsweise zusammenlaufen sollten. Denn die mediale Zweigleisigkeit ging noch eine ganze Zeit weiter. Es ließen sich mangels verbreiteter, geeigneter Softwarelösungen und adäquater IT-Ausstattung (besonders auch bei den verschiedenen Mandanten) einfach noch keine durchgängigen digitalen Prozesse aufbauen, der Medienbruch war der ständige Begleiter aller Mitarbeiter und Fehlerquelle sowie Zeitfresser Nummer Eins: Daten wurden zunächst zu Papier gebracht, von da abgetippt und so in die Eingabemaske im Computer übertragen. Dann, etwa zur Weiterleitung an Geschäftspartner oder Behörden ohne kompatiblen Computer oder Software, vom Monitor wiederum auf Papier; es war wie in allen Unternehmen ein ständiges Hin- und Her zu dieser Zeit, abhängig davon, was man mit den Daten anstellen wollte. Die Datenautobahn war also eher ein löchriger Feldweg und führte in sämtlichen Richtungen (zum Mandanten, Finanzamt, Behörden, Banken) oft noch direkt in den Papierstau – so konnte es nicht weiter gehen.

Erstes Ziel: Flexibler werden, in jeder Situation Zugriff auf einen Rechner haben, nicht nur Zuhause oder im Büro. Damit nicht, zum Beispiel beim Mandanten, zunächst alles doch erst auf Papier festgehalten wurde, um es dann später auf den Rechner zu übertragen. Um für diese großen Aufgaben gewappnet zu sein, wurde ein Spezialist für IT-Lösungen und Integration eingestellt: Robert Raß wird 1995 IT-Chef bei EXCON und treibt bis zum Jahr 2000 gemeinsam mit Thomas Koblitz, einem der damaligen Geschäftsführer (IT, Finanzen), die weitere Digitalisierung der Firma voran.

Als erste Maßnahme wurden unternehmensweit Laptops angeschafft, jeder Außendienstler in den sogenannten Fieldteams reiste und arbeitete jetzt mit einem mobilen Computer und einem Modem zur Einwahl ins Internet. Die Datenerfassung gelang so nun viel reibungsloser, allein durch die durchgehende Umstellung auf E-Mail statt Post verkürzten sich die Zeiten für die Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung enorm. Damit war man wieder weit vor der Konkurrenz: schneller, agiler, vernetzter. 

Im nächsten Schritt kamen nach und nach ständig optimierte, intranet-basierte Workflowsysteme auf Lotus-Basis dazu. Das diente der weiteren internen Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Daran angeflanscht wurden maßgeschneiderte Warehouse- und Finanzapplikationen, um auch zur Mandantenseite hin Services und Produkte aufzubauen. Nach und nach wurde all das europaweit ausgerollt, so dass bis zum Anbruch des neuen Jahrtausends der branchenweite Spitzenplatz in Sachen Innovation und Digitalisierung gesichert war.

Spätestens 1998, mit dem Eintritt von Dr. Johannes Clauss, noch heute Geschäftsführender Gesellschafter, kam richtig Druck auf die Angebotsseite, sprich, auf die Entwicklung von digitalen Produkten und Dienstleistungen, die Mandanten angeboten wurden. Denn ein Unternehmen mit digitalem Instrumentarium intern fit zu machen für die Zukunft, ist nur eine Seite der Medaille. Um im 21. Jahrhundert dauerhaft bestehen zu können, müssen Unternehmen auch das entsprechende Portfolio auf den Markt bringen können. Dass das selbst heute nicht selbstverständlich ist, zeigt eine Umfrage des Bundesverbandes Bitkom zum Stand der Digitalisierung im deutschen Mittelstand von 2018. Sie ergab, dass 58 % der befragten mittelständischen Unternehmen in Deutschland sich im Jahr 2018 „beim Thema Digitalisierung als Nachzügler sehen“. 

Solche umwälzenden Prozesse, bei denen zwangsläufig immer wieder auch Vertrautes in Frage gestellt, oder gleich ganz abgerissen wird, müssen vorausschauend, aber, wenn Entscheidungen einmal getroffen sind, stringent verfolgt werden. Das heißt, Mitarbeiter wollen informiert, motiviert und geschult sein, damit sie fit werden für die zukünftigen Herausforderungen. Das wird nie perfekt für jeden gelingen, aber ohne im Gleichklang mit den Unternehmenszielen agierende Mitarbeiter an den entscheidenden Positionen, also gerade auch im mittleren Management als Schnittstelle zwischen Management und Belegschaft, gibt es kein auf Dauer mit Innovationen erfolgreiches Unternehmen. Dieses verinnerlichte Wissen hat EXCON bei der eigenen Digitalisierung entscheidend geholfen und kommt jetzt den Mandanten bei deren Projekten zugute.

Ein besonders beeindruckendes Beispiel für typische EXCON-Produkt- und Dienstleistungsinnovationen, die direkt den Mandanten zu Gute kommen, ist die Digitalisierung der Last Mile. Unter Last Mile versteht man etwa, wenn jemand ein Produkt mit einem Klick im Internet bestellt und seinen Einkauf noch am gleichen oder spätestens am nächsten Tag zuhause in Empfang nehmen kann. Der ganze Bestellvorgang, die Bezahlung bis hin zum Orderbefehl in der Lagerhalle, sind dabei voll digitalisiert, da flutschen die Bits und Bytes nur so durch die Systeme. Das Paket dann aber auszuliefern, dass muss immer noch ein Mensch tun, ein analoger Vorgang also. Selbiges gilt für andere Dienstleistungen etwa im Versicherungs- Kredit- und Bankenwesen.

So ist es extrem aufwändig, Kreditsicherheiten zu überprüfen. Die ständige Überwachung von beispielsweise einzelnen Fahrzeugen oder ganzer Fuhrparks würde eine Armee von externen Mitarbeitern auf Trapp halten. Werden diese Fahrzeuge aber digital erfasst und getrackt und hat man darüber hinaus immer einen Überblick über die Flotte sowie deren Bestand und Verwendung insgesamt, ist der Aufwand geringer, das Ergebnis präziser und durch die proaktiven Push-Benachrichtigungen bei Unregelmäßigkeiten zur selektiven Alarmierung für den Kreditgeber auch sicherer. Nach EXCON-Erfahrungswerten gibt es bei allen Vorteilen auf der operativen Ebene zusätzlich einen Spareffekt von bis zu 31 Prozent. 

Nimmt man dazu ein digitales Forderungsmanagement mittels modernster Blockchain-Technologie, das die sichere, weltweite digitale Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, Ratenzahlungen, Mahnungen bis hin zur Sperrung bzw. Entsperrung oder Rückholung einzelner Fahrzeuge effektiv gewährleistet, weiß man, welche Power EXCON den Mandanten mit seinen Entwicklungen an die Hand gibt. Und das im wahrsten Sinne des Wortes, denn viele Prozesse sind einfach per App auf dem Smartphone steuer- und kontrollierbar.

Automatisierte Backoffice-Aufgaben inklusive der Digitalisierung des guten alten physischen Posteingangs, der Dokumentenverwaltung sowie der End-to-End-Prozesse bis hin zur automatisierten Überwachung von Bonität und Zahlungsverkehr sind mit EXCON als Partner keine Utopie oder Komplexitätsmonster, vor denen man sich fürchten müsste. Mit EXCON als Berater, Softwareentwickler und operativem Dienstleister kann jedes Unternehmen diese dringend nötigen Schritte gehen.

Aber auch bei der IT-Hardware geht es stetig weiter. 2007 stellte Steve Jobs der staunenden Weltöffentlichkeit das erste iPhone vor – das Smartphone-Zeitalter war angebrochen. Es ist kein Zufall, dass EXCON schon im gleichen Jahr alle Fieldteams mit Tablets ausstattete und von da ab die Entwicklung von mobilen Softwarelösungen für interne Zwecke als auch für Mandanten vorantrieb. Heute ist EXCON mit einem 360-Grad-Portfolio auf dem Markt, dass alle Mandantenbedürfnisse von Expertenconsulting bis hin zu Auftragsbearbeitung und EchtzeitMonitoring auf allen Endgeräten umfasst. 

Das alles, was sich hier so flüssig liest, ist ein hochkomplexes, über Jahre gewachsenes Mammutprojekt mit ständig wechselnden Anteilen von Bedarfsanalysen, Zieldefinitionen und Machbarkeitsstudien. Dieser anhaltende Prozess aus Kreation, Improvisation und Wandel bildete die Keimzelle für das EXCON, das wir heute kennen: Ein Unternehmen, das für stringente Digitalisierung und die tatsächliche Automatisierung auch traditioneller Geschäftsprozesse steht. Mit einem kompletten Portfolio an inhouse entwickelten, digitalen Produkten und den damit verbundenen Dienstleistungen. Zukunft aus einer Hand, Made in Germany.

Für viele Unternehmen ist die vollständige Digitalisierung der Prozesse eine riesige Hürde. EXCON mit Dr. Clauss und dem 2004 zu EXCON gestoßenem IT-Chef, Markus Heiß, hat sie immer als Chance gesehen. Für das eigene Unternehmen und für seine Mandanten. Dabei hat EXCON das alles mit Überzeugung und von innen heraus gemacht: Analyse, Information, Umsetzung, Schulung. Und aus dieser Praxis heraus seine Dienstleistungen und Produkte entwickelt. Eine schwer zu schlagende Kombination aus Bodenständigkeit, Pioniergeist und Softwareentwicklung.

Einer, der für all diese Prozesse und den erfolgreichen Wandel bei EXCON wie kaum ein anderer steht, ist der schon eingangs zitierte, als Ex-NVA-Offizier 1991 ins Unternehmen gekommene und heute als Operation Manager für die EXCON Services tätige Jürgen Schulz. In seiner Erinnerung an seine Anfänge bei EXCON schwingt all das Beschriebene mit: „Ich hatte damals ja noch keinen blassen Schimmer, dass die Entwicklung der IT dann sehr schnell voran ging und ganz andere Ausmaße annehmen würde, als ich mir das damals überhaupt vorstellen konnte. Vor allem ahnte ich nicht, dass ich mich viele Jahre später bei EXCON mit der Entwicklung von Apps und E-Learning beschäftigen würde“, so Schulz nach rund 27 Jahren Firmenzugehörigkeit. „Für mich ist EXCON so innovativ, weil immer schon Projekte dort angegangen werden, wo andere noch gar keinen Bedarf sehen. Die größte Innovation, die EXCON aus meiner Sicht hervorgebracht hat, ist die gesamte frühzeitige Digitalisierung der Prozesse und Abläufe. Durch EXCON wurde mir so die Chance gegeben, mich in der „neuen Welt“ schnell zurechtzufinden. Heute bin ich deshalb EXCON sehr dankbar, dass ich immer wieder mit neuen Aufgaben und den damit verbundenen Herausforderungen betraut wurde“, fügt er nach kurzem Nachdenken hinzu.

Innovationen made by EXCON – erfolgreich und nachhaltig für Mandanten und Mitarbeiter. 

Im nächsten Abschnitt der Unternehmenshistorie, folgen wir der Entwicklung der, ebenfalls über die Jahre gewachsenen, Produkte und Dienstleistungen von EXCON.